1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?

Ngày 08/4/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 quy định về thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/5/2020) quy định:

Bản sao điện tử: là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

2. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

a) Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Thẩm quyền và giá trị pháp lý của việc chứng thực bản sao điện tử được quy định như thế nào?

Theo Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

4. Những tiện ích khi sử dụng bản sao điện tử chứng thực từ bản chính

Hiện nay, Chính phủ đang chỉ đạo các ngành, các cấp đẩy mạnh việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (có nghĩa là các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành toàn bộ hoặc một số bước thực hiện TTHC, thủ tục giải quyết công việc bằng phương tiện điện tử thông qua các dịch vụ công trực tuyến).

Việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật, còn được gọi là nộp hồ sơ TTHC qua mạng, việc sử dụng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính là một trong những nội dung quan trọng để thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.

Việc sử dụng bản sao điện tử có nhiều tiện ích, không chỉ đối với tổ chức, cá nhân mà còn với cả cơ quan nhà nước và đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan hành chính làm nhiệm vụ chứng thực, cụ thể:

Chứng thực điện tử là giải pháp góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các TTHC.

Thực tế hiện nay, khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến (hỗ trợ đăng ký, nộp hồ sơ giải quyết TTHC trực tuyến), công dân, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc nộp bản sao chứng thực/xuất trình giấy tờ gốc để xác minh lại hồ sơ. Trong khi đó, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính để dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Khi sử dụng bản sao chứng thực điện tử, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bên cạnh đó, bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác, có ưu điểm là có thể sử dụng lại nhiều lần.  Với một bản sao chứng thực điện tử, công dân, doanh nghiệp sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.

Đối với cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực cũng có nhiều thuận lợi hơn do bản sao được ký số và đóng dấu bảo đảm tính chính xác và có thể dễ dàng kiểm tra, giải quyết cho thủ tục tiếp theo. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cũng không phức tạp. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý. Đồng thời, theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật.